FAQ’s

Was beinhaltet Ihr Service?

Generell umfasst mein Service: (a) die Planung und Konzeption im Vorfeld sowie (b) die operative Umsetzung Ihrer Veranstaltung. Das heißt die organisatorische, inhaltliche und kommunikative Vorbereitung sowie die Durchführung und Nachbereitung. Ich unterstütze den gesamten Umsetzungsprozess. Dabei bin ich Ihr Ansprechpartner für die Teilnehmer und stehe mit Ihnen als Leiter des Meetings in stetigem Austausch.

Wie ist der Ablauf von der Kontaktaufnahme bis zum Auftrag?

Zunächst beantworte ich Ihre Anfrage und wir führen ein erstes Gespräch, in dem ich Ihnen Ihre Fragen zum Ablauf und meinem Service beantworte. Wir besprechen Ihr Meeting, den Rahmen und die Leistungen, die Sie zur Umsetzung benötigen. Danach erstelle ich Ihnen ein individuelles Angebot.

Sie haben den Auftrag erteilt. Was ist der nächste Schritt?

Sobald ich von Ihnen die Auftragsbestätigung erhalten habe, übersende ich Ihnen einen Fragebogen zum inhaltlichen Hintergrund und Rahmen des Meetings oder Workshops. Dann führen wir basierend auf Ihren Informationen ein ausführliches Gespräch, das heißt ein Briefing zu Thema, Zielen und Teilnehmern durch. Gemäß Ihren Vorgaben organisiere und plane ich das Meeting.

Wie gestaltet sich der Prozess von der Planung bis zur Durchführung des Meetings?​

Zur Planung und Vorbereitung Ihres Meetings oder Workshops gehören zum Bsp. Terminkoordination sowie die Erstellung der Tagesordnung bzw. des Workshop-Programms, d.h. die Definition der Themen und der optimalen Besprechungsfolge. Ich recherchiere und bereite Hintergrundinformationen auf und stelle Ihnen die vorbereitenden Unterlagen zusammen. Zudem führe ich ein individuelles On-Boarding mit den Teilnehmern durch. Das heißt, ich informiere die Teilnehmer zu ihrer Rolle, wo evtl. deren Expertise gefragt ist und welche Informationen vorab für das Meeting benötigt werden. Gleichzeitig stelle ich mit dem On-Boarding sicher, dass Ihre Teilnehmer die vorbereitenden Unterlagen erhalten und über Inhalte, Zielsetzung und mögliche Arbeitsaufträge des Meetings informiert sind. Dabei bin ich persönlicher Ansprechpartner für die Teilnehmer und koordiniere einen optimalen Austausch bereits im Vorfeld.

Wie erfolgt die Umsetzung des Meetings oder Workshops?

Die Veranstaltung kann online, zum Beispiel über MS Teams oder Zoom durchgeführt werden, aber natürlich auch vor Ort, wenn gewünscht und sofern es die Situation zulässt. Für ein Onlinemeeting stelle ich sicher, dass ein virtueller Meetingraum bereitgestellt ist und sich die Teilnehmer zur vereinbarten Zeit einwählen können. Bei einem Vor-Ort-Meeting organisiere ich den Meetingraum, bei Bedarf auch Catering und schaffe einen ansprechenden Rahmen für Ihre Veranstaltung. Wenn gewünscht, begrüße ich die Teilnehmer, führe kurz durch die Agenda und sage etwas zum Kontext, bevor ich an den Leiter des Meetings übergebe. Ich bin während des ganzen Meetings anwesend und erfasse die Informationen und Arbeitsaufträge.

Was beinhaltet die Nachbereitung der Veranstaltung bzw. das Follow-Up?

Nach Beendigung des Meetings erstelle ich umgehend das Protokoll bzw. die Ergebnissammlung. Beim Follow-Up tausche ich mich nochmals mit den Teilnehmern aus. Unter anderem, um sicherzustellen, dass Arbeitsaufträge und nächste Schritte korrekt erfasst wurden oder, wenn nachträglich noch Informationen eingeholt werden müssen. Ich ergänze bzw. aktualisiere die Unterlagen und lege alle Dokumente ab, zum Beispiel auf Ihrem Server oder einer externen Plattform.